Die beste kostenlose Rechnungs-App für Selbstständige 2026

Invoice Biz: Expense Tracker ist eine kostenlose iPhone- und Android-App für Selbstständige: Rechnungen als PDF erstellen und per E-Mail oder WhatsApp versenden (unter 60 Sekunden), Ausgaben nach Kategorie erfassen, Kundenkredite verwalten und den monatlichen Cashflow prognostizieren — ohne Konto, ohne Abonnement, in 14 Sprachen einschließlich Deutsch.

Als Selbstständiger, Freiberufler oder Kleinunternehmer gehört das Schreiben von Rechnungen zum Alltag — aber es muss keine zeitraubende Aufgabe sein. Viele Selbstständige in Deutschland, Österreich und der Schweiz verbringen noch immer wertvolle Zeit damit, Rechnungen manuell in Word oder Excel zu erstellen, oder zahlen monatliche Gebühren für Software, die weit mehr kann als sie brauchen.

In 2026 gibt es eine bessere Lösung — und sie ist kostenlos.

Was brauchen Selbstständige wirklich von einer Rechnungs-App?

Bevor wir ins Detail gehen, lohnt es sich zu definieren, was Freiberufler und Kleinunternehmer von einer Rechnungs-App tatsächlich erwarten:

• Schnelle, professionelle Rechnungserstellung — in Sekunden, nicht Minuten
• Ausgabenverfolgung — damit man weiß, wo das Geld bleibt
• Kundenkreditverwaltung — wer schuldet noch wie viel?
• Budgetplanung — monatliche Ausgabengrenzen pro Kategorie
• Gewinn- und Verlustberichte — um den echten Geschäftserfolg zu sehen
• Kein Monatsabo — faire Preisgestaltung ohne versteckte Kosten

Invoice Biz erfüllt all diese Anforderungen — als kostenlose App für iPhone und Android.

Wie erstellt man eine professionelle Rechnung in unter 60 Sekunden?

Die App ermöglicht es, vollständig gebrandete PDF-Rechnungen mit Steuern, Rabatten und benutzerdefinierten Feldern zu erstellen und sofort per E-Mail, WhatsApp oder einem anderen Kanal zu teilen. Der eingebaute Barcode-Scanner fügt Artikel automatisch hinzu und aktualisiert den Lagerbestand in Echtzeit.

Alle Rechnungen und Kundendaten sind blitzschnell durchsuchbar — nach Kundenname, Rechnungsnummer oder Datum.

Wie verfolgen Selbstständige ihre Ausgaben in Echtzeit?

Eine der häufigsten Schwachstellen bei Selbstständigen: Ausgaben werden nicht sofort erfasst und am Ende des Monats fehlen wichtige Belege. Invoice Biz löst dieses Problem mit einer einfachen Ausgabenverfolgung in Echtzeit.

Foto vom Kassenbon machen — die App füllt die Details automatisch aus. Kategorie wählen — Miete, Gehälter, Vorräte, Nebenkosten oder eigene Kategorien. Fertig. Das laufende Saldo aktualisiert sich sofort.

Kann man Budgets festlegen und die Liquidität vom Smartphone aus planen?

Das Budget-Feature ist besonders wertvoll für Selbstständige, die ihre monatlichen Ausgaben im Griff behalten möchten. Legen Sie Ausgabengrenzen pro Kategorie fest — und die App vergleicht Ihre tatsächlichen Ausgaben laufend mit diesen Grenzen.

Droht eine Budgetüberschreitung bei den Betriebskosten? Die App zeigt es, bevor es zum Problem wird. Und die Liquiditätsvorschau prognostiziert, wie der nächste Monat finanziell aussieht — auf Basis Ihrer aktuellen Einnahmen- und Ausgabenmuster.

Wie verwaltet man Kundenkredite und offene Zahlungen?

Das Kundenkreditbuch verfolgt, was jeder Kunde noch schuldet. Zahlungen — vollständig oder teilweise — werden direkt eingetragen, der offene Betrag aktualisiert sich automatisch. Zahlungserinnerungen können per WhatsApp mit einem einzigen Tipp versendet werden — keine unangenehmen Telefonate, keine verlorenen Notizen.

Wie erstelle ich Gewinn- und Verlustberichte für meine Selbstständigkeit?

Die Pro-Version liefert vollständige GuV-Berichte: monatliche Einnahmen versus Ausgaben als Balkendiagramm, die wichtigsten Ausgabenkategorien nach Prozentanteil, und eine Bilanz mit Vermögenswerten, Forderungen, Einnahmen, Ausgaben und Nettogewinn — alles an einem Ort.

Für Selbstständige, die ihren Steuerberater mit strukturierten Unterlagen versorgen möchten, spart dies erheblich Zeit und Kosten.

Wie sicher sind meine Finanzdaten in der App?

Alle Finanzdaten werden automatisch gesichert. Mit Pro können Sie mit iCloud Drive, Google Drive oder Dropbox synchronisieren. Keine Kontopflicht, keine Datenweitergabe an Dritte — ein klarer Vorteil für datenschutzbewusste Nutzer in der DACH-Region.

Ist die App auf Deutsch und in mehreren Währungen verfügbar?

Die App ist vollständig auf Deutsch verfügbar, zusätzlich zu Englisch, Arabisch, Chinesisch, Französisch, Hindi, Indonesisch, Japanisch, Koreanisch, Portugiesisch, Spanisch, Türkisch, Urdu und Vietnamesisch. Mehrwährungsunterstützung ist ebenfalls integriert.

Ist Invoice Biz wirklich kostenlos und ohne Konto nutzbar?

Invoice Biz ist kostenlos erhältlich — ohne Kontoerstellung, ohne Registrierung. Das Pro-Upgrade kostet 1,99 $/Monat, 9,99 $/Jahr oder einmalig 15,99 $ für lebenslangen Zugang und schaltet Budgetplanung, GuV-Berichte, Cloud-Backup, WhatsApp-Erinnerungen und mehr frei.